1. Systematisch werken aan continue verbetering

Deel A - TBI-veiligheidsbeleid

2. TBI-veiligheidsbeleid

2.1 Waarom kiezen voor gezamenlijke veiligheidsaanpak?

2.2 De TBI-veiligheidsverklaring

2.3 Vier invalshoeken TBI-veiligheidsverklaring nader uitgewerkt

2.3.1 Ambitie

2.3.2 Kennis

2.3.3 Organisatie

2.3.4 Leiderschap

2.4 Gekozen kaders voor TBI-veiligheidsrichtlijn

2.5 Betekenis richtlijn voor de afzonderlijke TBI-ondernemingen

Deel B - Uitwerking veiligheidsbeleid in richtlijn

3. Termen en definities

4. Eisen aan het Arbo-managementsysteem

4.1 Voorbereiding

4.1.1 Gevarenidentificatie, risico beoordeling en vaststelling van beheersmaatregelen

4.1.2 Voldoen aan wettelijke- en andere eisen

4.1.3 Programma's en actieplannen

4.2 Implementatie en uitvoering

4.2.1 Middelen

4.2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

4.2.3 Opleidings- en ervaringseisen binnen de functie

4.2.4 Verhogen vakmanschap en bewustzijn

4.2.5 Communicatie en participatie

4.2.6 Documentatie en registratie

4.2.7 Beheersing van de documentatie

4.2.8 Procesbeheersing

4.2.9 Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties

4.3 Controle

4.3.1 Prestatiemeting en monitoring

4.3.2 Beoordeling van de naleving van wettelijke eisen

4.3.3 Incidentmelding, -onderzoek en -rapportage

4.3.4 Beheersing van registraties

4.3.5 Interne audit

4.4 Preventie en correctie

4.4.1 Corrigerende en preventieve maatregelen

4.4.2 Resultaten onderzoek van incidenten en afwijkingen

4.4.3 Directie beoordeling en maatregelen

5. Communicatie en rapportage

5.1 Interne communicatie en rapportage

5.2 Externe communicatie

5.3 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's)

6. Toetsing op de invulling van de TBI-veiligheidsrichtlijn

6.1 Auditsysteem

6.2 Communicatie auditresultaten

1. Systematisch werken aan continue verbetering

Blijvend beter scoren

Meer veiligheid in bouw en techniek is 'een must'. Het aantal incidenten en ongevallen moet structureel omlaag, elk is er één te veel. De impact voor slachtoffers, familie, collega's en organisatie is te groot om de harde feiten te negeren en er niet structureel van te leren. We nemen als TBI geen genoegen met de huidige scores, willen blijvend veiliger gaan werken, blijvend verbeteren. Overal, altijd.

De veiligheidspraktijk dat zijn wij!

Veiliger werken is een zaak van ons allemaal. Het vraagt om een goed ontwikkeld veiligheidsbewustzijn bij iedereen, om kennis van zaken bij alle betrokkenen, om consequente toepassing van richtlijnen en procedures in de praktijk. Iedere dag opnieuw. 'Minder incidenten' betekent een opdracht voor iedere afzonderlijke medewerker binnen de onderneming (op kantoor én op de werkvloer), voor leidinggevenden die ondergeschikten dagelijks motiveren en controleren, voor collega's die elkaar er op aanspreken.

Gezamenlijke alertheid, gezamenlijke kracht

Incidenten en ongevallen hangen vaak samen met de raakvlakken in het werk. Raakvlakken tussen teams, tussen disciplines, tussen ketenpartners, tussen ondernemingen. Daar waar teams in de bedrijfsketen samenwerken, is het zaak extra alert te zijn. Hoe precies? De hier beschreven richtlijn geeft handvatten hoe de gewenste veiligheidsalertheid structureel in alle TBI-ondernemingen te organiseren. De gezamenlijke aanpak zal het effect ervan vergroten, de gezamenlijke positie naar derden toe versterken, onze positie als maatschappelijk ondernemer geloofwaardiger en krachtiger maken.

Opbouw van deze TBI-richtlijn

De veiligheidsrichtlijn beschrijft onze gezamenlijke ambities en aanpak met veel aanknopingspunten voor een up-to-date en effectief veiligheidsbeleid in de praktijk van alle dag. Een aanpak die zich effectief laat integreren in de totale managementsystemen omdat het qua opzet en structuur geheel aansluit op de reeds bestaande systemen van ISO en OHSAS.

• Deel A: beschrijft het algemene TBI-veiligheidsbeleid, de veiligheidsverklaring en algemene kaders

• Deel B: beschrijft de veiligheidsrichtlijn, de minimale eisen en ingrediënten van het veiligheidsbeleid voor iedere TBI-onderneming

De volgende stap: de TBI-ondernemingen zelf

Aansluitend op deel A en B werken de afzonderlijke ondernemingen hun eigen veiligheidsbeleid nader uit. Deze richtlijn is een stimulans voor en dringende oproep aan alle TBI-ondernemingen om het veiligheidsbeleid naar een professioneel, eigentijds en hoger plan te brengen. Jaarlijks gaan we auditeren hóe de richtlijn wordt toegepast en in welke mate het proces van voortdurend verbeteren gerealiseerd wordt.

Na lezing bent u aan zet. Laten we intensief samenwerken aan de kerndoelstelling van deze richtlijn 'Veilig werken voor iedereen: overal, altijd'. Gebruik de richtlijn, maak hem 'levend' bij uw medewerkers en deel waar relevant uw ervaringen met anderen.

Voorzitter Raad van Bestuur TBI

Ir D.A. Sperling

2. TBI-veiligheidsbeleid

2.1 Waarom kiezen voor gezamenlijke veiligheidsaanpak?

Vier hoofdredenen

We hebben vier hoofdredenen om het veiligheidsbeleid binnen TBI gezamenlijk hoog op de agenda te zetten - en te houden. Er zijn er zeker meer, we benoemen de belangrijkste.

We kiezen voor gezamenlijk veiligheidsbeleid vanuit de visie dat we:

A. Incidenten blijvend willen terugbrengen tot een absoluut minimum

B. Willen leren van eerdere incidenten: een lerende organisatie zijn en blijven

C. Een toonaangevende positie ambiëren als duurzame onderneming

D. Samen sterk willen staan dankzij een gezamenlijke aanpak

Nadere uitwerking

A. Incidenten blijvend terugbrengen tot absoluut minimum

• Het aantal incidenten in de uitvoeringspraktijk moet omlaag en tot een absoluut minimum beperkt worden; dat is het streven van TBI én het streven van de branche-als-geheel
• We erkennen de zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van alle medewerkers, inclusief de medewerkers van alle meewerkende partners; overal, altijd

B. Leren van eerdere incidenten: lerende organisatie zijn en blijven

• Reeds gebeurde incidenten zijn helaas onomkeerbaar: we zien het als onze plicht om lessen uit deze incidenten te trekken en herhaling te voorkomen
• De manier waarop sectoren als de luchtvaart en petrochemie met 'leren uit incidenten' omgaan, is inspirerend voor de bouw; elk incident - hoe klein ook - moet een leermoment zijn voor de gehele sector
• Kerngedachte van ons veiligheidsdenken is dat incidenten vermijdbaar zijn, overal, altijd; organisatie en medewerkers moeten daar permanent van doordrongen zijn en blijven

C. Een toonaangevende positie ambiëren als duurzame onderneming

• Wie een toonaangevende positie op het gebied van duurzaam ondernemen ambieert, zal het veiligheidsthema degelijk moeten verankeren in bedrijfsidentiteit en bedrijfsbeleid, en werken aan een stijgende en zo hoog mogelijke positie op de veiligheidsladder voor ondernemingen

D. Samen sterk staan dankzij een gezamenlijke veiligheidsaanpak

• Door het veiligheidsthema als TBI gezamenlijk op te pakken, staan we sterker, leren we sneller en kunnen we elkaar blijvend inspireren

2.2 De TBI-veiligheidsverklaring

Ambitie en maatschappelijke verantwoordelijkheid
Het is de ambitie van TBI om binnen álle bedrijfsonderdelen en in álle aspecten van de bedrijfsvoering te excelleren in veiligheid en goede arbeidsomstandigheden. Wij zien beide zaken als een onlosmakelijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid ten aanzien van onze samenleving en onze omgeving in het algemeen en voor onze medewerkers in het bijzonder.

Recht op veilige werkplek

Wij onderkennen dat iedere medewerker recht heeft op een optimaal veilige werkplek. Dit geldt voor de eigen medewerkers én de medewerkers van onze partners. Om dit dagelijks waar te maken besteden wij uiterste zorg aan het voorkomen van incidenten, aan het voorkomen van schade aan materieel, en aan het verantwoord omgaan met de omgeving waarin wij actief zijn.

Aanpak via gestructureerd beleid
Het TBI-veiligheidsbeleid is er op gericht genoemde veiligheidsambities waar te maken via een herkenbare, systematische veiligheidsaanpak en het permanent verbeteren van deze systematiek en de veiligheidscultuur. Onze veiligheidsaanpak is samengevat in een veiligheidskwadrant, waarin wij vanuit vier verschillende invalshoeken focussen op het thema veiligheid. Die vier invalshoeken zijn:

1.Ambitie: visie op onze veiligheidstoekomst
2. Kennis: vergroten van de technische veiligheidskennis
3. Organisatie: verbeteren van de organisatorische veiligheid
4. Leiderschap: werken aan inspirerend leiderschap en optimaal veilig gedrag

Een dynamisch en doorgaand proces

TBI is een lerende organisatie. Dit betekent dat wij alle veiligheidsambities,

-voornemens en -maatregelen systematisch monitoren, toetsen, evalueren en terugkoppelen. De uitkomsten van deze evaluaties vormen de basis voor nieuwe doelen. Dit leidt tot een permanent proces van verandering en verbetering. Dankzij dit doorgaande proces van verbeteren, maken wij waar dat wij blijvend willen excelleren in veiligheid en arbeidsomstandigheden.

Rotterdam, september 2013

2.3 Vier invalshoeken TBI-veiligheidsverklaring nader uitgewerkt

Algemeen

Ambitie waarmaken in Kennis, Organisatie en Leiderschap

Het veiligheidskwadrant bevat het TBI-veiligheidsbeleid op hoofdlijnen. Centraal in het kwadrant staat (in geel) de individuele veiligheid van medewerkers; van u, van uw collega's, van uw onderneming. Om dat te bereiken werken we vanuit vier invalshoeken aan het thema veiligheid: 1. Ambitie, 2. Kennis, 3. Organisatie, 4. Leiderschap. In het eerste kwadrant (Ambitie) benoemen we onze veiligheidsambities, dat is ons vertrekpunt. Deze ambities werken we uit naar de drie andere invalshoeken: 'Kennis', 'Organisatie' en 'Leiderschap'. Deze drie kennen geen volgordelijkheid, wel is er een duidelijke onderlinge samenhang. Integraal uitgevoerd hebben de invalshoeken, een groter effect dan elk van hen afzonderlijk.

Sterk als de zwakste schakel

Het veiligheidskwadrant biedt houvast voor de compleetheid van ons beleid. Het kan zijn dat een onderneming hoog scoort op drie van de vier kwadranten, maar op bijvoorbeeld 'Leiderschap' te kort schiet. Dit is dan een belangrijke indicator voor een nieuwe focus: een goed veiligheidsbeleid is immers zo sterk als de zwakste schakel. Verder leert de ervaring dat ondernemingen met een hoge score op zowel 'Ambities' als 'Leiderschap' hoog scoren op veiligheidsladder: deze twee kwadranten blijken de aanjagers voor succesvol veiligheidsbeleid in de praktijk (zie illustratie).

Kerngedachte van álle veiligheidsbeleid

Centraal uitgangspunt voor alle maatregelen is de overtuiging dat incidenten en ongevallen vermijdbaar zijn. Overal, altijd. Deze overtuiging stimuleert ons om ons blijvend in te zetten voor optimale veiligheid. Elk ongeval, alle gezondheidsklachten en alle arbeidsongeschiktheid als gevolg van werk is te voorkomen. Voor elk risico in de bouw en techniek zijn inmiddels beproefde veiligheidsmaatregelen en procedures ontwikkeld. De analyse-instrumenten, de kennis en ervaring die ons ter beschikking staan, zijn afdoende om risico's tot een aanvaardbaar niveau te reduceren. Alles hangt echter af of we dit uitgangspunt ook dagelijks en systematisch in de werkpraktijk toepassen. Die dagelijkse toepassing is ons einddoel, de richtlijn ons hulpinstrumentarium.

Toelichting per kwadrant

2.4 Gekozen kaders TBI-veiligheidsrichtlijn

Minimale eisen en twee accenten

De richtlijn bevat de minimale eisen waaraan de TBI-ondernemingen op het gebied van veiligheid moeten voldoen. Het accent ligt daarbij op de aansturing van een veilige procesgang en het verhogen van het veiligheids- bewustzijn en gedrag.

Plan: het vaststellen van de doelstellingen en processen die nodig zijn om resultaten te behalen in overeenstemming met het arbo-beleid van de organisatie

Do: het implementeren van processen

Check: het bewaken en meten van processen

Act: het treffen van maatregelen om de arbo-prestaties continu te verbeteren

Aansluiten bij eisen uit bestaande referentiekaders

Bij de ontwikkeling van deze veiligheidsrichtlijn hebben we drie referentiekaders gebruikt:

• OHSAS18001
• VCA
• de veiligheidsprestatieladder van Pro Rail

Verschillende ondernemingen, verschillende risicoprofielen

Kern van deze richtlijn is het in gang brengen en houden van een proces van continue verbetering. De huidige veiligheidsperformance van de verschillende TBI-ondernemingen is echter verschillend. Door de verschillen in bedrijfsvoering is de benadering van het thema veiligheid binnen TBI Techniek anders dan binnen TBI Bouw en TBI Infra. Dit komt onder andere door het verschil in benadering bij de opdrachtgever en het risicoprofiel van bouw- en techniek disciplines. Het streven naar verbetering blijft echter gelijk voor alle ondernemingen, ongeacht het niveauverschil. Dit continue streven is een van de basisprincipes van deze richtlijn en leidt tot stijging op de veiligheidsladder (zie illustratie). De motor voor verbetering is de 'Plan-Do-Check-Act'-systematiek die de bedrijven naar een hoger plan stuwen.

De veiligheidsladder geeft in vijf categorieën aan welke stappen ondernemingen maken bij een proces van continue verbetering op gebied van veiligheid. Elk van de TBI-ondernemingen heeft een eigen vertrekpunt en einddoelstelling: waar het om gaat is, om vanaf het eigen startpunt permanent aan verbetering te werken en niet meer terug te zakken naar een lagere categorie.

2.5 Betekenis richtlijn voor afzonderlijke TBI-ondernemingen

1. Onderschrijving en procesverantwoordelijkheid

• De veiligheidsrichtlijn vormt de basis voor de minimale eisen die aan TBI-ondernemingen
  worden gesteld
• Elk van de TBI-ondernemingen conformeert zich aan het verwoorde veiligheidsbeleid en onderschrijft de intenties van de veiligheidsrichtlijn
• Hiermee start een proces van voortdurende verbetering van de veiligheidsprestatie
• De directie stuurt dit continue proces aan, is eindverantwoordelijk en volledig op de hoogte van de inhoud van dit proces

2. Handelen binnen bestaande TBI-codes

• De directie handelt bij de aansturing van het veiligheidsbeleid overeenkomstig het 'TBI-directieregelement' en de 'TBI-gedragscode'
• Het beleid van elk van de TBI-ondernemingen is een detaillering van de strategische agenda van TBI, en is daarmee volledig in lijn met het TBI-beleid; dit geldt vanzelfsprekend ook voor het thema veiligheid
• Ook de wijze van rapporteren voldoet aan bovenstaande criteria

3. Jaarlijkse audits, jaarlijks verbeteren

• Bij elk van de ondernemingen wordt jaarlijks een audit uitgevoerd op de naleving van de TBI-veiligheidsrichtlijn en het proces van voortdurend verbeteren
• Van de ondernemingen wordt verwacht dat ze elkaar auditeren op de richtlijn
• In de communicatie met de eigen organisatie en overige TBI-ondernemingen wordt actief ingezet op het uitwisselen van opgedane ervaring, leermomenten en overige kennisdeling
• Dit opdat we samen sterker worden en als TBI gezamenlijk een hoger veiligheidsniveau bereiken

3. Termen en definities

Onderwerp	TBI-veiligheidsrichtlijn
Arbo-managementsysteem	Onderdeel van het managementsysteem van een organisatie, dat wordt gebruikt om haar arbobeleid te ontwikkelen en te implementeren en haar arbo-risico’s te managen.
Continue verbetering	Zich herhalend proces om verbeteringen te realiseren in de arbo- prestaties, in overeenstemming met het arbobeleid van de organisatie.
Correctieve maatregel	Maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijking of andere ongewenste situatie weg te nemen.
Preventieve maatregel	Maatregel om de oorzaak van een mogelijk toekomstige afwijking of andere ongewenste situatie weg te nemen.
Risicobeoordeling	Proces van wegen van risico’s en het classificeren ervan, waarbij wordt besloten of het risico of de risico’s al dan niet aanvaardbaar zijn
Onveilige situatie	Situatie of handeling die mogelijk tot menselijk letsel of ziekte kan lei- den, of een combinatie daarvan.
Incident	Een ongewenste en ongecontroleerde gebeurtenis, die de normale voortgang van het werk verstoren en die leiden of had kunnen leiden tot nadelige of schadelijke invloeden: - op de veiligheid en gezondheid van mensen en/of - op het milieu of bewoonde omgeving en/of - op materieel en/of - op het product en/of - op de reputatie van de organisatie.
Arbeidsongeval	Een arbeids-gerelateerd incident, dat heeft geleid tot letsel, ziekte of overlijden.
Arbeidsongeval zonder verzuim	Een arbeidsongeval, waarbij de betrokken persoon zijn werkzaamheden binnen 2 uur weer heeft hervat.
Arbeidsongeval met verzuim	Een arbeidsongeval, waarbij de betrokken persoon zijn werkzaamheden voor minimaal 2 uur heeft moeten onderbreken
Arbeidsongeval met verzuim voor de IF-berekening	Een arbeidsongeval, waarbij de betrokken persoon minimaal de gehele daaropvolgende werkdag afwezig is.
Verzuimuren door een ongeval	Het aantal uren dat een persoon en de erbij betrokken personen hun werkzaamheden hebben moeten onderbreken door een arbeidsongeval
Ernstig arbeidsongeval	Hieronder vallen alle arbeidsongevallen waarvoor een meldingsplicht geldt aan de inspectiedienst van SZW (voorheen Arbeidsinspectie). Het betreft een arbeidsongeval dat heeft geleid tot de dood, ziekenhuis- opname, blijvend letsel of blijvende gezondheidsschade.
Dodelijk arbeidsongeval	Een bedrijfsongeval dat heeft geleid tot het overlijden van de betrokken persoon.
Bijna ongeval	Een ongeval, dat niet heeft geleid tot letsel of materiële schade.
Beroepsziekte	Conform het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten NCvB is dit een klinisch waarneembare aandoening, die in overwegende mate door het werk of arbeidsomstandigheden is veroorzaakt.
TBI- bouwplaatsmedewerker	Een persoon in dienst van een TBI-onderneming, met inbegrip van per- sonen die ingehuurd zijn van andere TBI-ondernemingen, die werk- zaamheden verrichten op bouwlocaties, projecten of locaties waar service en onderhoudswerkzaamheden plaatsvinden.
Bouwplaatsmedewerker opdrachtnemer	Een persoon in dienst van een opdrachtnemer, inclusief zelfstandigen en ingehuurde medewerkers, die werkzaamheden verrichten, waarbij de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor die persoon en feitelijk zorgt voor de directe leiding, instructie en toezicht.
TBI-kantoormedewerker	TBI medewerker die werkzaamheden uitvoert buiten de bouwplaatsen, projecten of locaties waar service en onderhoudswerkzaamheden plaatsvinden .
Ingehuurde bouwplaatsmedewerker	Een persoon die wordt ingehuurd door een TBI onderneming en onder direct toezicht staat van een TBI medewerker.
ZZP-er	Is een Zelfstandige Zonder Personeel. Het betreft een persoon die zon- der tussenkomst van een formele werkgever wordt ingezet door een TBI werkgever.
FTE	Staat voor Full Time Equivalent. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een functie of de personeelssterkte wordt uitgedrukt. Uitgangspunt is 1600 arbeidsuren per jaar.
Bouwplaatsmedewerker Joint venture	Een persoon die door een niet TBI partner in een JV wordt ingezet voor werkzaamheden op een bouwplaats, die direct valt onder de leiding, instructies en het toezicht van de JV of de partner
Derde	Een persoon die niet werkzaam is voor of in opdracht van TBI op bouw- plaatsen zoals toezichthouders, publiek en opdrachtgever.

4. Eisen aan het Arbo-managementsysteem

4.1 Voorbereiding

4.1.1 Gevarenidentificatie, risico beoordeling en vaststelling van beheersmaatregelen

Risicobeheersing

Een belangrijke bijdrage om onveilige situaties te voorkomen, is de benadering vanuit risico's. Deze risico's verschillen per situatie en per TBI-onderneming. Het betreft hier een preventieve actie om gevaren en daardoor incidenten te voorkomen. Uiteindelijk gaat het om het elimineren van risico's of, als dit niet mogelijk is, het beheersbaar maken ervan.

Bij het inrichten van het arbo-managementsysteem dient dit aantoonbaar stapsgewijs te zijn ingevuld. De stappen in de risico-cyclus zijn:

• identificeren van risico's
• benoemen van de oorzaken
• bepalen van de omvang
• maatregelen vaststellen en vastleggen
• maatregelen uitvoeren en controleren
• ervaringen evalueren

Het is van belang dat bij iedere stap duidelijk is, wie waar verantwoordelijk voor is. Bij de overgangen van de stappen dient er een controle te worden uitgevoerd of de stap met voldoende zorgvuldigheid is afgesloten.

De risico-cyclus komt voor in alle fasen van het proces. Deze fasen zijn verschillend in de diverse branches, maar komen globaal overeen in:

• de ontwerpfase,
• de prijsvormingsfase,
• de werkvoorbereidingsfase,
• de realisatiefase
• de beheer- en onderhoudsfase en
• de demontage- en sloopfase

In iedere fase is het doorlopen van de risico-cyclus en de overdracht van rest-risico's, een basis voor het creëren van een veilige situatie. Bij overdracht naar een andere verantwoordelijke persoon is het uitgangspunt, dat de output van de één (de "eigenaar" van de betreffende processtap) wordt gevolgd door een acceptatie van de ander (de "eigenaar" van de volgende processtap) die dit als input gebruikt. Deze overdracht dient op begrijpelijke wijze en aantoonbaar te zijn vastgelegd. Dit doet zich bv voor bij de overgang van prijsvorming naar de werkvoorbereiding, waar in een zorgvuldige overdracht duidelijk wordt gemaakt, welke risico's naar het opvolgende team zijn doorgeschoven.

Identificatie

Bij het identificeren van risico's wordt uitgegaan van een pragmatische benadering, waarbij vakmensen, vaak uit verschillende invalshoeken, met elkaar de risico's benoemen. Daarbij worden de prioritaire risico's (valgevaar, stabiliteitsberekeningen, elektrocutie etc) meegenomen.

Vervolgens vindt er een afronding plaats, waarin veelal de eigen preventiemedewerker of veiligheidskundige, een rol speelt. Daarnaast kan ook het inschakelen van derden zoals een constructeur of adviseur een noodzakelijke stap zijn, mede afhankelijk van de risico's die moeten worden beoordeeld.

Bronaanpak

In de wet is bepaald, dat er bij het beheersbaar maken van risico's wordt gewerkt volgens de arbeidshygiënische strategie. De arbeidshygiënische strategie is een hiërarchisch stelsel van beheersmaatregelen voor risico's, onderverdeeld in:

• Bronmaatregelen

Gericht op het wegnemen van de oorzaak

• Collectieve afscherming

Als bronmaatregelen niet mogelijk zijn wordt gekozen voor een collectieve afscherming.

• Individuele afscherming

Als collectieve afscherming geen oplossing biedt, dienen er individuele beschermingsmaatregelen te worden genomen

• Persoonlijke beschermingsmiddelen

Als bovenstaande drie maatregelen geen effect hebben, dienen persoonlijke beschermingsmiddelen toegepast te worden

Risico Inventarisatie en Evaluatie: de RI&E

De RI&E is een systematische inventarisatie, identificatie en weging van risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen, in de tijd uitgezet. Een RI&E wordt op verschillende momenten in het bedrijfsproces uitgevoerd en kent verschillende aanduidingen onder te verdelen in:

1. Bedrijfsniveau

Primair geldt dat iedere TBI-onderneming beschikt over een actuele RI&E waarin alle generieke risico's binnen de betreffende onderneming zijn benoemd.

2. Projectniveau

Daar waar door samenwerking met derden (andere partijen, andere disciplines, afwijkende omgeving, nieuwe activiteiten of hoog-risico-activiteiten) risico's worden geïntroduceerd, dient een specifieke RI&E te worden opgesteld. Deze RI&E vormt het belangrijkste onderdeel van het V&G (project)plan die zowel onderwerpen bevat uit de ontwerpfase als uit de realisatiefase. Daarbij is het uitgangspunt bij TBI, dat er geen uitzonderingen worden gemaakt. Er dient altijd een V&G (project)plan te worden opgesteld en een V&G dossier te worden gegenereerd, ongeacht de omvang of looptijd van het project, tenzij met de preventiemedewerker of veiligheidskundige is overeengekomen dat dit niet noodzakelijk is.

3. Taakniveau

Wanneer er zich gedurende de uitvoeringsfase nieuwe of onverwachte risico's voordoen, dient daarvan een weging te worden gemaakt en beheersmaatregelen te worden vastgesteld. Dit wordt vastgelegd in een Taak Risico Analyse (TRA). Een praktische invulling is om hierbij een koppeling te maken met de betreffende onderwerpen die zijn vastgesteld in het V&G plan. Om het veiligheidsbewustzijn van medewerkers te verhogen en het veiligheidsgedrag te verbeteren, dient dit op een herkenbare en effectieve manier te gebeuren.

4. Niveau van de medewerker

Voordat met de uitvoering wordt gestart, moet ook de betreffende medewerker er zich van overtuigen, dat de juiste beheersmaatregelen zijn genomen en hij zijn werkzaamheden veilig kan uitvoeren. Zo'n laatste check wordt ook wel Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA) genoemd. Deze afweging van risico's is met name bedoeld, om de medewerker bewust te maken van een veilige en gezonde manier van werken. Daarbij moet hij of zij zich ook bewust zijn van de gevaren die er dreigen voor anderen en zo nodig iemand hierop durven aanspreken.

Het streven moet erop zijn gericht dat de meest gangbare risico's worden geïnventariseerd in de RI&E op bedrijfsniveau en vandaaruit worden beheerd. Daardoor komt er meer focus op de "specifieke" risico's in het uitvoeringstraject. Het arbo-managementsysteem voorziet in een methode om deze focus aan te brengen en te behouden tijdens alle bedrijfsfasen.

Risico's derden

Bij de risicobenadering wordt niet alleen aandacht besteed aan de bedrijfs- of projectrisico's maar ook aan risico's richting derden. De omgeving is van invloed op de bedrijfsactiviteiten en de bedrijfsactiviteiten zijn van invloed op de omgeving. De omgeving is daarbij een breed begrip. Het gaat hier niet alleen om het object, maar ook om de veiligheid voor het publiek. Ook vallen daaronder zaken als de spoorveiligheid, de verkeersveiligheid en de vaarveiligheid. Het gaat hier dus om een integrale veiligheidsbenadering. De effecten van deze wederzijdse beïnvloeding dienen meegenomen te worden in de risico- beoordeling.

4.1.2 Voldoen aan wettelijke- en andere eisen

Het arbo-management systeem is opgezet mede op basis van de wettelijke eisen. Daarnaast zijn er eisen vanuit de opdrachtgever en eisen die de TBI-onderneming extra stelt om een bijdrage te leveren aan veiligheid en gezondheid van alle betrokken medewerkers en derden. Een voorbeeld van een eis van een opdrachtgever is, het aantoonbaar maken van het veiligheidsniveau, aangegeven op een veiligheidsprestatieladder. Alle eisen moeten in het arbo-managementsysteem door een daarvoor aangewezen functionaris worden bijgehouden en geactualiseerd. Dit geldt niet voor project-specifieke eisen. Deze dienen te worden meegenomen in het kwaliteits- en veiligheidsplan van het project of een daarvoor ingerichte database.

De veiligheidskundigen kunnen zorg dragen voor een goede interpretatie van de gestelde eisen. Het arbo-managementsysteem dient vervolgens bereikbaar te zijn voor alle functionarissen die deze borging nodig hebben voor een goede en juiste uitvoering van hun functie.

4.1.3 Programma's en actieplannen

Voor het houden van een helder overzicht van de beleidsvoornemens, dient er een duidelijk verband te bestaan tussen de beleidsplannen die zijn in te delen in:

• het strategisch plan of strategische agenda van TBI Holdings
• de operationele- of beleidsplannen van de TBI-ondernemingen
• de afdelingsdoelstellingen in de TBI-ondernemingen
• de projectgerichte doelstellingen

Deze plannen vormen ook de basis voor de persoonlijke doelstellingen op het gebied van veiligheid die daarmee de conformiteit aan het beleid completeren. Bij het opstellen van de doelstellingen wordt uitgegaan van SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) opgestelde doelen.

De managementreview is mede input voor de doelstellingen in de nieuwe periode.

Om te komen tot realisatie van de doelen is het van belang gerichte acties te ondernemen, vastgelegd in actieplannen ook wel Arbojaarplannen genoemd. In deze actieplannen worden naast de eerder gestelde SMART benadering van de acties, ook de verantwoordelijke functionarissen toegevoegd en de middelen, waarmee de acties kunnen worden gerealiseerd. Deze plannen dienen voortdurend te worden bewaakt en zo nodig aangepast.

4.2 Implementatie en uitvoering

4.2.1 Middelen

De directie moet ervoor zorgdragen, dat er middelen beschikbaar worden gesteld, die van essentieel belang zijn voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het arbo-managementsysteem. De directie behoort te bewerkstelligen, dat afdoende middelen beschikbaar zijn voor het onderhouden van een veilige werkplek, waaronder uitrusting, personele middelen, specialistische vaardigheden, opleidingen en begeleiding. Ook het ontwikkelen van een goede infrastructuur binnen de TBI Ondernemingen en het inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen, dragen bij aan het beheersen van het veiligheidsniveau en het proces van voortdurend verbeteren. Om deze middelen effectief te laten zijn is het noodzakelijk, dat er voldoende financiële middelen beschikbaar worden gesteld, om dit goed uit te voeren.

4.2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Om het arbo-managementsysteem doeltreffend te laten functioneren is het van belang dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de TBI-ondernemingen helder zijn ondergebracht. Dit betekent niet alleen dat dit passend moet zijn gedefinieerd en vastgelegd, maar ook dat de medewerkers ermee bekend zijn en ernaar handelen. De eindverantwoordelijkheid voor arbeidsomstandigheden berust bij het hoogst leidinggevende niveau. Iedere TBI-onderneming moet een lid van het hoogst leidinggevende niveau benoemen, die in het bijzonder verantwoordelijk is voor de correcte implementatie en werking van het arbo-managementsysteem. Deze vertegenwoordiger maakt deel uit van het directieteam, die onderling de taken hebben verdeeld.

De belangrijkste taak van de directievertegenwoordiger is:

• zorgdragen voor het vaststellen, implementeren en bijhouden van het arbo-managementsysteem
• actief betrokken zijn bij periodieke beoordelingen en vaststelling van doelstellingen
• effectief en tijdig rapporteren over de stand van zaken
• veiligheid met regelmaat onder de aandacht brengen op alle niveaus
• bewerkstelligen dat er voortdurend wordt verbeterd

Directieleden behoren zich zichtbaar te committeren aan het veiligheidsbeleid. Voorbeelden om dit richting de organisatie te demonstreren zijn:

• het periodiek uitvoeren van veiligheidsinspecties door alle directieleden
• deelnemen aan een ongevallen onderzoek
• middelen beschikbaar stellen voor het nemen van corrigerende maatregelen
• veiligheidsvergaderingen bijwonen
• ondersteunende mededelingen publiceren
• voorbeeldgedrag tonen

Het systeem voor de vastlegging van de taken- verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers op het gebied van veiligheid en arbeidsomstandigheden moet actueel zijn. Iedere medewerker moet hiervan volledig op de hoogte zijn en akkoord gaan met hetgeen voor zijn functie is vastgesteld. Het vormt mede de basis voor het beoordeling- en beloningssysteem.

Een goede manier om de veiligheidsorganisatie en de onderlinge samenhang in beeld te brengen is een organigram. Een dergelijk organigram wordt niet alleen gebruikt op het niveau van de TBI-onderneming, maar ook op complexe projecten, waar de veiligheidsorganisatie helder in beeld moet worden gebracht.

Voorbeelden van personen die veiligheidstaken uitvoeren zijn:

• de directieleden
• de leidinggevenden uit het middenkader
• de veiligheidskundige
• de ontwerpers
• de planners en ontwerpers van werkmethoden
• de productiemedewerkers in voorbereiding en uitvoering
• de verantwoordelijke voor het inkopen van diensten
• de verantwoordelijke voor het arbo-managementsysteem (KAM)
• de verantwoordelijke voor opleidingen en functiebegeleiding (P&O)
• werknemersvertegenwoordigers (OR)
• de preventiemedewerker

De functiebeschrijvingen spelen ook een belangrijke rol in het aanname beleid en bij wisseling van functies. Ook worden daarin de raakvlakken met andere functies vastgelegd. Voor de functiebeschrijving op werkvloerniveau kan een systeem worden gebruikt, waarin de beschrijvingen per vakgroep zijn opgenomen.

4.2.3 Opleidings- en ervaringseisen binnen de functie

In de beschrijvingen van de functies moeten ook opleidings- en ervaringseisen op veiligheidsgebied opgenomen zijn. Voor iedere functie dient een passend pakket aan geschikte opleidingen te worden vastgesteld, gekoppeld aan de benodigde ervaring die is opgedaan in het vakgebied. Opleiding is daarbij een breed begrip en raakt aan een goede taakinstructie of aan informatie die verkregen wordt uit workshops en veiligheidsmeetings.

Voorbeelden van veiligheidsopleidingen zijn:

• het managen van veiligheid (leidinggeven)
• risico management
• trainingen voor verhogen van het veiligheidsbewustzijn
• veiligheid in workshops per functiegroep
• VCA trainingen
• BHV trainingen
• veilig ontwerpen
• veiligheidstrainingen voor vakgroepen

Voorbeelden van veiligheidsinstructies en veiligheidsmeetings zijn:

• poort instructies
• taak instructies
• toolbox meetings

De behoefte om het opleidingsniveau aan te passen komen voort uit het beoordelen van medewerkers, het veranderen van de stand der techniek of uit nadere eisen. Alles dient erop gericht te zijn dat de medewerker over voldoende kennis beschikt en zijn taak naar behoren uit kan voeren. De veiligheidsopleidingen die als noodzakelijk worden geïdentificeerd, dienen tijdig en op systematische wijze te worden aangeboden en geregistreerd.

Om zorg te dragen voor een goede informatievoorziening over veiligheid naar alle medewerkers, dient iedere TBI-onderneming voor alle personeelsleden een bijeenkomst te organiseren van minimaal een dagdeel per jaar. Deze bijeenkomst is dan volledig gewijd aan het mededelen van de stand van zaken op veiligheidsgebied, het veiligheidsbeleid, het veiligheidsgedrag en het proces van voortdurend verbeteren van veiligheid en arbeidsomstandigheden in de TBI-onderneming.

4.2.4 Verhogen vakmanschap en bewustzijn

De medewerkers van de TBI-ondernemingen en de ingeschakelde derden, dienen binnen hun vakgebied goed toegerust te zijn om hun taak veilig uit te voeren.

Bij het uitvoeren van hun taak wordt verwacht dat zij:

• bekend zijn met de meest voorkomende risico's binnen het vakgebied
• op de hoogte zijn van de te nemen beheersmaatregelen

Om dit mogelijk te maken dienen de medewerkers over voldoende vaardigheid te beschikken, passende opleidingen te hebben genoten en voldoende ervaring te hebben om hun taken veilig uit te voeren en op die manier op de hoogte te zijn van:

• de voor hun relevante procedures en instructies uit het arbo-managementsysteem
• de specifieke instructies op projectniveau
• de recente product-bladen en product-omschrijvingen
• het veilig gebruik van materieel

Veel ongevallen worden veroorzaakt door het verkeerd gebruik van materieel. Het is daarmee een belangrijk uitgangspunt voor het veilig uitvoeren van een taak. Voorbeelden van materieeltoepassingen zijn: het omgaan met gekeurd handgereedschap, het onderhouden van gereedschap, laden en lossen, bedienen van rijdend materieel, steigerwerk, hoogwerkers en het veilig aanslaan van lasten.

De medewerkers dienen actief deel te nemen aan noodplan- en calamiteitenoefeningen en te handelen naar de verkregen informatie. Binnen de TBI-onderneming moet voldoende ruimte zijn voor medewerkers om hun persoonlijke prestaties te verbeteren. De ontwikkeling van medewerkers loopt daarmee parallel aan de vernieuwingen binnen de onderneming. Bij het inschakelen van medewerkers van derden, waaronder inleenkrachten, ZZP-ers, opdrachtnemers en leveranciers, wordt op systematische wijze toegezien, dat binnen het onderwerp vakmanschap voor hen dezelfde eisen gelden voor veiligheid en arbeidsomstandigheden, als voor de eigen werknemers. Het maakt daarbij onderdeel uit van de selectiecriteria voor het kiezen van de juiste opdrachtnemers en de vastlegging in contracten. Indien mogelijk dienen de TBI-ondernemingen hun opdrachtnemers te helpen, bij het verbeteren en ontwikkelen van vakbekwaamheid van hun personeel.

Om medewerkers bij het uitvoeren van hun taak bewust te maken van veiligheid en arbeidsomstandigheden, dient een actieve en systematische werkwijze te worden gehanteerd door het onderwerp mee te nemen in de:

• programma's over veiligheidsgedrag en -bewustzijn
• introductieprogramma's
• beoordelings- en functioneringsgesprekken
• coaching van werknemers
• afweging van werkdruk
• manier van leidinggeven
• evaluaties op alle niveaus
• verbetertrajecten
• opleidingen, trainingen, instructies en toolboxen
• overlegstructuur
• presentaties en publicaties

Het vergroten van kennis op het gebied van veiligheid en arbeidsomstandigheden staat hierbij centraal. Een bijzondere doelgroep is de nieuwe werknemer. Bij hen dient bij de introductie speciale aandacht te worden besteed aan veiligheid en arbeidsomstandigheden en het belang dat TBI hieraan hecht. De aanwezigheid van de juiste V&G-competenties bij leidinggevenden zoals gedrag, houding, kennis en kunde, levert een belangrijke bijdrage in het vergroten van het veiligheidsbewustzijn. Dit geldt ook voor het leren uit ervaringen van gebeurtenissen. Een voorbeeld is het genereren van op feiten gebaseerde leerpunten uit incidenten waaronder (bijna-) ongevallen. Door hierover transparant te zijn, wordt een goede basis gelegd, voor een effectieve communicatie en borging in het arbo-managementsysteem.

Het bijwonen van trainingen, instructies, voorlichtingen en opleidingen dienen aantoonbaar te zijn geregistreerd.

4.2.5 Communicatie en participatie

Alle personeelsleden moeten hun betrokkenheid tonen bij de continue verbetering van de arbo-prestaties. De TBI-ondernemingen moeten in hun arbo-managementsysteem procedures opstellen, implementeren en bijhouden om het personeel bewust te maken van:

• het delen van kennis
• hun taken en verantwoordelijkheden
• het inschatten en elimineren van risico's
• het effect van onveilig gedrag

De communicatie verloopt via een vastgestelde overlegstructuur, opgenomen in het arbo-managementsysteem, met als basis, dat op alle niveaus arbeidsomstandigheden voortdurend aan de orde worden gesteld. Het onderwerp dient daarvoor een prominente plek te krijgen in de agenda's van deze bijeenkomsten. Daarbij is het van belang te checken of de corrigerende maatregelen zijn doorgevoerd die leiden tot een verbetering van geconstateerde afwijkingen.

Voorbeelden zijn "leren van kaarten" en "safety flyers" voortkomend uit een ongevalsanalyse.

Naast het gestructureerde overleg vindt communicatie plaats via publicaties en presentaties, waarbij minimaal eenmaal per jaar een veiligheidscampagne wordt opgezet. De TBI-ondernemingen organiseren een jaarlijkse bijeenkomst voor al hun medewerkers, waarbij op een specifieke manier aandacht wordt besteed aan veiligheid en arbeidsomstandigheden.

4.2.6 Documentatie en registratie

Documenten zijn een essentieel onderdeel om samenhang te krijgen in de processtappen, om het proces inzichtelijk te maken en om het arbo-managementsysteem goed te laten functioneren. Deze documenten moeten met elkaar in overeenstemming worden gebracht, doelmatig zijn en goed begrepen worden door degene waar ze voor zijn bedoeld. De TBI-onderneming moet de informatie vastleggen en via geschikte media, zoals op papier of in elektronische vorm, presenteren voor alle medewerkers. De informatie moet bereikbaar zijn en actueel worden gehouden. Het is belangrijk dat documentatie tot het minimaal noodzakelijke wordt beperkt, met het oog op effectiviteit en doelmatigheid. Voor de registraties geldt, dat minimaal voldaan wordt aan de eisen die de TBI-Onderneming hieraan stelt op basis van wettelijke eisen, eisen van derden en interne eisen. De registraties zijn ook nodig om Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) te genereren en daardoor inzicht te krijgen in de voortgang van het realiseren van doelstellingen en voor het maken van vergelijkingen zoals benchmarking en trendanalyses.

4.2.7 Beheersing van de documentatie

De TBI Onderneming moet procedures opstellen, implementeren en bijhouden om er voor te zorgen dat documenten (waaronder registraties):

• geschikt en goedgekeurd zijn
• worden beoordeeld en geactualiseerd
• relevante versies beschikbaar zijn op de werkplekken
• onbedoeld gebruik van vervallen documenten wordt voorkomen

De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de juiste vastlegging, het actueel houden van de procesgang en de implementatie ervan.De beheerders zijn verantwoordelijk voor de juiste en tijdige verwerking in het arbo-managementsysteem en de toegankelijkheid voor de gebruikers.

4.2.8 Procesbeheersing

Om het veiligheidsniveau te verhogen stimuleert deze richtlijn een procesbenadering.

Deze procesmatige benadering wordt vastgelegd in stroomdiagrammen waarin processtappen zijn opgenomen, met de daarbij behorende input en output. Door deze opzet wordt inzichtelijk, wat de interactie en samenhang is tussen de verschillende processen en zijn daarmee beter beheersbaar. Het beheer van de processen is ondergebracht bij proceseigenaren, die de taak hebben deze actueel en doelmatig te houden. De richtlijn gaat niet uit van het opstellen van alleen veiligheidsregels die exact moeten worden opgevolgd. In de procesmatige benadering van veiligheid wordt meer uitgegaan van een benadering vanuit risico's (zie 4.1.1 onder risicobeheersing) met de daarbij behorende gedragscomponenten.

De ontwikkelfase

In de fase van ontwerp en prijsvorming wordt de eerste stap gemaakt in het identificeren en beoordelen van risico's. Deze komen onder andere voort uit het onderzoek naar de maakbaarheid van het ontwerp. Reeds in deze fase kunnen risico's van gevaren worden benoemd en vastgesteld die onvermijdbaar zijn. Voor de beheersing ervan moeten beheersmaatregelen worden opgesteld. Deze maken deel uit van de projectrisico-inventarisatie en worden daarmee onderdeel van de projectmatige aanpak.

De werkvoorbereidingsfase

In de fase van werkvoorbereiding worden de gegevens uit de ontwikkelfase overgenomen en verder aangevuld en uitgebreid. Deze uitbreiding ontstaat door gegevens die voortvloeien uit de werkvoorbereiding. Ook bestaat de kans dat door samenwerking met derden nieuwe risico's worden geïntroduceerd. Voorbeelden van derden zijn: andere partijen, andere disciplines, afwijkende omgeving, nieuwe activiteiten of hoog-risico-activiteiten. Er dient dan een specifieke RI&E of project RI&E te worden opgesteld. Deze RI&E vormt het belangrijkste onderdeel van het V&G (project)plan die zowel onderwerpen bevat uit de ontwerpfase als uit de realisatiefase. Algemeen geldt, dat voor alle werkzaamheden de risico's worden beoordeeld en er beheersmaatregelen worden geformuleerd.

De realisatiefase

Bij de realisatie is het uitvoeren van de vastgestelde beheersmaatregelen een belangrijke leidraad. Er dient voor een project altijd een VG-plan te worden opgesteld. Het opstellen van het V&G-plan start in de ontwerpfase en wordt in de realisatiefase geactualiseerd en verder aangevuld. Dit V&G-projectplan vormt ook de basis voor de V&G-plannen van opdrachtnemers en in enkele gevallen de nevenaannemers. In de wisselwerking kan dit ook leiden tot een bijstelling van het algemene V&G-projectplan dat daarbij onderdeel uitmaakt van het V&G-dossier. Bij uitbesteding van werkzaamheden aan opdrachtnemers en leveranciers is het van belang dat zij:

• een risico inventarisatie opstellen
• een V&G-deelplan opstellen
• een plan maken hoe de beheersmaatregelen worden uitgevoerd.

NB: bij diverse contractvormen zoals D&C, PPS en DBFMO worden ontwerp-, voorbereiding- en uitvoeringsfase in totaal gezien als de realisatiefase.

Uit deze plannen volgt een overzicht van de collectieve risico's die door een daarvoor aangewezen V&G-coördinator moeten worden gecoördineerd.

De beheerfase

Voor aanvang van de beheerfase dient een risico inventarisatie te worden opgesteld.

Deze komt deels voort uit het ontwerp, maar ook uit de restrisico's van de realisatiefase.

De ontwerpers, die vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, hebben hierin dus een belangrijke taak. Hiermee kan het V&G-dossier, kortweg het "dossier" genoemd, worden gecompleteerd. Dit dossier moet vooral praktisch en niet te omvangrijk zijn. Het bevat relevante gegevens voor bv inspectie-, reinigings- en onderhoudswerkzaamheden tijdens de gebruikersfase.

Inkoop

In het inkoopbeleid voor het inkopen van materialen, producten, materieel en diensten dient terdege rekening gehouden te worden met de veiligheidsuitgangspunten. De veiligheids- en gezondheidseisen richting de opdrachtnemers en leveranciers zijn daarbij gelijk aan de interne eisen binnen de TBI-onderneming. Het is van belang dat richting de opdrachtnemers de eisen en de aanpak van veilig- en gezond werken, goed in contracten wordt vastgelegd. Ook wordt van de opdrachtnemers verwacht, dat zij naar hun werknemers de intentie van TBI op dit punt helder overbrengen. Voor het inkoopgesprek en de vastlegging in contracten dient hiervoor een goede onderlegger of format te worden gebruikt. Om de koppeling en daarmee de ontwikkeling op het gebied van veiligheid te bevorderen verdient het aanbeveling, om de relatie met de opdrachtnemers op dit punt te vergroten. Dit wordt bevorderd door een systeem van voorkeurleveranciers of door invoeren van een ranking-systeem.

Introductie en instructie

Door een zorgvuldig uitgevoerde, eenduidige introductie, is het mogelijk de intenties en de eisen ten aanzien van de algemene veiligheidsuitgangspunten rechtstreeks te brengen bij alle werknemers op de werkvloer. Dit geldt voor eigen werknemers maar ook voor werknemers van de opdrachtnemers, nevenaannemers en derden. Hulpmiddelen daarbij zijn poortinstructies, introductiefilms, introductiepresentaties, introductieboekjes en een pasjessysteem.

Bij de taakgerichte instructie gaat het om de specifieke veiligheidsinformatie per werknemer of groep van werknemers. Ook hier geldt een heldere en voor de werknemer begrijpelijke benadering, die in het verlengde ligt van de beheersmaatregelen die zijn vastgesteld in het V&G plan. Verschillende branches hebben hiervoor instrumenten ontwikkeld.

Belonen en sanctioneren

Indien er sprake is van buiten de afgesproken kaders treden ten aanzien van het onderwerp veiligheid, dienen er aantoonbare maatregelen te worden genomen en sancties te worden opgelegd. Voor het overige geldt het basisprincipe, dat werknemers moeten worden gestimuleerd door ze te belonen voor hun veiligheidsgedrag. Belonen is een effectief middel om het veiligheidsgedrag te veranderen. Zij moeten zich bewust zijn dat we met een goed samenspel tussen de organisatorische aspecten en de juiste persoonlijke invulling, de veiligheid op een hoger plan brengen. In dit verband gaat het niet primair om een financiële beloning, maar meer om complimenten, waarmee een positieve insteek wordt gekozen in de benadering van veilig werken en verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Men moet zich bewust zijn van het feit dat alle veiligheidsmaatregelen en het opvolgen daarvan bedoeld zijn, om de werknemers en de omgeving te beschermen tegen gevaren en incidenten.

4.2.9 Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties

De TBI-ondernemingen moeten goed voorbereid zijn op noodsituaties. Zij dienen plannen en procedures op te stellen en deze vast te leggen in het arbo-managementsysteem. In het geval er sprake is van noodplannen van de opdrachtgever, dient hierop te worden aangesloten. De onderneming moet deze noodplannen regelmatig beoordelen en aanpassen als deze niet afdoende effectief blijken te zijn. Dit doet zich vaak voor nadat ongevallen of noodsituaties hebben plaatsgevonden of na het houden van noodplanoefeningen. Het is zaak om de ervaringen uit een noodplanoefening snel te delen en indien nodig aanvullende maatregelen te nemen.

Bij noodplannen maken we grofweg onderscheid in plannen voor:

• kantoren
• werkplaatsen
• montage- en onderhoudslocaties
• bouwplaatsen

De afspraken voor alle betrokken partijen dienen hierin helder te worden vastgelegd en bekendgemaakt. Voor de vaste locaties zoals kantoren en werkplaatsen geldt dat noodplannen worden opgenomen in de risico-inventarisatie. Voor de werklocaties dient dit opgenomen te worden in het V&G-plan. In alle gevallen moet de hulpverlening zodanig geregeld zijn, dat hulpverleners binnen afzienbare tijd gemobiliseerd kunnen worden. Een voorbeeld is het inschakelen en communiceren met de interne hulpverlening en de externe hulpdiensten. Met de preventiemedewerker of veiligheidskundige wordt de noodzaak van een noodplan afgesproken en vastgelegd. Indien daar aanleiding toe is wordt ook de omgeving in het proces betrokken.

Voor crisissituaties gelden binnen TBI de uitgangspunten zoals vastgelegd in het document "crisiscommunicatieplan TBI-Holdings en TBI-Ondernemingen". Dit document bevat instructies over de handelswijze tijdens een crisis en informatie hoe TBI-ondernemingen zich op een dergelijke crisis moeten voorbereiden.

Bij personen die getuigen zijn geweest van een traumatische gebeurtenis is het van belang te weten of er sprake is van psychische schade. Om dit op de juiste manier te benaderen en hulp te bieden, moet gebruik worden gemaakt van professionele ondersteuning.

4.3 Controle

4.3.1 Prestatiemeting en monitoring

Het management heeft informatie nodig om vast te stellen of voldaan wordt aan de verwachtingen op het gebied van het verbeteren van arbeidsomstandigheden. Om dit mogelijk te maken dient de onderneming procedures vast te stellen, te implementeren en bij te houden voor het regelmatig monitoren en meten van de arbo-prestaties. Het gaat hierbij om proactieve- en reactieve metingen van TBI richting de TBI-ondernemingen en de metingen binnen de TBI-ondernemingen.

Bij reactieve metingen gaat het over monitoring van ziekte en incidenten ten gevolge van gebreken in de arbeidsomstandigheden. Onder proactieve prestatiemetingen wordt verstaan het monitoren van de naleving van doelstellingen, het opvolgen van procedures en het meten van de doeltreffendheid van de beheersmaatregelen. Structurele aandacht voor arbeidsomstandigheden wordt bereikt door het arbobeleid te integreren in de bedrijfsvoering. Door arbo-doelstellingen te formuleren en vast te stellen is het arbobeleid ook op realisering toetsbaar. Om dit mogelijk te maken worden centrale (generieke) TBI-doelstellingen opgesteld. Daarnaast wordt van de TBI-ondernemingen verwacht dat zij zelf ook (specifieke) doelen vaststellen, naleven en daarover rapporteren.

Voorbeelden van metingen van generiek vastgestelde doelen zijn:

• het aantal ongevallen gerelateerd aan het aantal gewerkte uren (IF)
• het aantal verzuimuren veroorzaakt door ongevallen
• metingen waaruit blijkt dat er sprake in van voortdurend verbeteren
• het actualiseren van risico inventarisaties en evaluaties
• het opvolgen van opleidingsplannen

Voorbeelden van metingen op specifiek vastgestelde doelen zijn:

• het aantal meldingen van ongevallen en onveilige situaties
• de frequentie van de uitgevoerde inspecties en controles op de diverse niveaus
• scores uit inspecties en controles
• scores uit audits
• resultaten uit evaluaties
• het meten van persoonlijke doelstellingen uit de beoordelingen
• score van metingen van het veiligheidsgedrag
• resultaten uit ongevalsonderzoek

Bij het opvolgen van de specifieke doelen van de TBI-ondernemingen gaat het om metingen die passen bij de behoefte van de onderneming. Het monitoren van de voortgang is een verantwoordelijkheid van het management. Door de aandacht die het management hieraan geeft, ontstaat een positieve grondhouding naar de organisatie, waardoor het veiligheidsgedrag van de medewerkers zich naar verwachting sterker zal ontwikkelen. De registratie dient zodanig te zijn opgezet, dat er een juiste analyse kan worden gemaakt ten behoeve van de corrigerende en preventieve maatregelen. Zie ook hetgeen vermeld staat onder 5.3 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's)

4.3.2 Beoordeling van de naleving van wettelijke eisen

Het voldoen aan de wettelijke eisen is beschreven in hoofdstuk 4.1.2.

Om de vertaalslag te maken vanuit de wetgeving richting hun medewerkers, laten de TBI-ondernemingen zich ondersteunen door interne en externe deskundigen. De beoordeling of aan de wettelijke eisen wordt voldaan, wordt vastgesteld bij de directiebeoordeling.

Metingen waarin de wettelijke eisen worden getoetst zijn onder andere:

• interne en externe audits
• inspecties
• controle metingen
• check op de actualiteit van de RI&E
• geconstateerde afwijkingen op het arbo-managementsysteem
• tekortkomingen in het opvolgen van beheersmaatregelen
• compliance check op wet- en regelgeving

Een belangrijke factor is de manier waarop met geconstateerde afwijkingen wordt omgegaan.

Het maakt daarmee onderdeel uit van het proces van voortdurend verbeteren.

4.3.3 Incidentmelding, -onderzoek en -rapportage

Het melden, onderzoeken en rapporteren van ongevallen geeft inzicht in de effectiviteit van het gevoerde beleid en de getroffen maatregelen. In beperkte mate is het geschikt om dit te benchmarken binnen de TBI-ondernemingen.

Melden van incidenten

Binnen de TBI-Ondernemingen dienen alle incidenten te worden gemeld. Deze meldingen worden intern binnen de TBI-Ondernemingen geregistreerd en verwerkt. Voorbeelden zijn:

• ernstig en dodelijke ongevallen
• arbeidsongevallen met en zonder verzuim
• bijna ongevallen
• incidenten met schade
• beroepsziekten
• verzuimduur door ongevallen
• aanschrijvingen, stilleggingen en boetes van de inspectie SZW

Ernstige en dodelijke arbeidsongevallen dienen direct gemeld te worden aan TBI Holdings.

Incidenten die hebben geleid of hadden kunnen leiden tot reputatieschade of ernstig letsel, dienen ook direct aan TBI Holdings te worden gemeld. (Zie voor meer informatie het " Crisiscommunicatieplan TBI-Holdings en TBI-Ondernemingen").

De Arbowet kent ten aanzien van ongevallen en beroepsziekten een aantal verplichtingen.

Zo is de TBI-onderneming verplicht om:

• Ernstige arbeidsongevallen direct te melden aan de inspectie SZW (arbeidsinspectie). Het moet dan gaan om een ongeval dat heeft geleid tot de dood, ziekenhuisopname, blijvend letsel of blijvende gezondheidsschade.
• Het bijhouden van een ongevallenregister met daarin de aan de inspectie SZW gemelde ongevallen en de ongevallen die hebben geleid tot verzuim met daarbij de aard en de datum.
• Het zorgen dat de OR, de preventiemedewerker en bedrijfshulpverlener kennis kunnen nemen van de aan de inspectie SZW gestuurde ongevalsrapportage en het ongevallen register.

Het bijhouden van een ongevallenregister is nuttig om een goed inzicht te krijgen in mogelijke trends.

Ongevalsonderzoek

Binnen de TBI-Ondernemingen dienen alle dodelijke en ernstige ongevallen te worden onderzocht en gerapporteerd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de expertise van een daartoe aangewezen veiligheidskundige.

Indien er sprake is van trends of "leerzame ongevallen", dient ook een ongevalsonderzoek te worden uitgevoerd. Dit in overleg met en ter beoordeling van de preventiemedewerker of veiligheidskundige.

De inspectie SZW is belast met het onderzoeken van ernstige ongevallen om vast te stellen of de wet is overtreden en zo ja door welke rechts- of natuurlijke persoon. Het analyseren van ongevallen is vooral bedoeld om te leren van fouten. Een ongevallenanalyse draagt bij aan een adequate ongevallen preventie en mogelijke bijstelling van het arbobeleid. Een zorgvuldige analyse dient informatie op te leveren voor het nemen van corrigerende maatregelen en levert materiaal op voor het nemen van preventieve maatregelen.

Voor de methode van onderzoek geldt, dat de gekozen systematiek moet passen bij de zwaarte van het ongeval. De keuze van de onderzoeksmethode ligt bij de preventiemedewerker of veiligheidskundige. Er dient voldoende diepgang te zijn in het onderzoek om gelijksoortige ongevallen in de toekomst te voorkomen. Zo dient het onderzoek naast de directe toedracht van het ongeval ook informatie op te leveren over de basisoorzaken. Meestal betreft het meerdere oorzaken die allen helpen om het inzicht te maximaliseren en er voldoende lering uit te trekken.

Om duidelijk te maken dat een ernstig ongeval uiterst serieus wordt genomen dienen:

• de werkzaamheden rond dit ongeval te worden gestaakt zolang het onderzoek loopt
• de ongevalslocatie te worden afgezet
• de directies op de hoogte te worden gebracht van het ongeval en het ongevalsonderzoek.

Ongevalsrapportage en ongevallenfrequentie index

Naast het rapporteren van ongevallen vanuit ongevalsonderzoeken vindt rapportage plaats over ongevallen in periodieke rapportages en de diverse overlegvormen. Daarbij wordt melding gemaakt van zaken als het aantal incidenten in de verschillende categorieën, de ongevallenstatistieken, trends en de verzuimduur ten gevolge van ongevallen. De gebruikelijke vorm om inzicht te krijgen in de frequentie van het aantal verzuimongevallen is, om deze te relateren aan het aantal gewerkte uren.

Dit wordt weergegeven in de ongevallenfrequentie index IF, die als volgt wordt berekend:

IF = (aantal verzuimongevallen x 1 miljoen) / aantal gewerkte uren

Een voorbeeld is de IF van eigen TBI medewerkers, met inbegrip van de ingeleende werknemers en zelfstandigen die rechtstreeks worden aangestuurd door de TBI leidinggevenden.

Bij verzuim ongevallen wordt dan uitgegaan van een arbeidsongeval, waarbij de betrokken persoon, met inbegrip van de ingeleende werknemers en zelfstandigen, minimaal de daaropvolgende werkdag gedurende de gehele dag afwezig is.

Het aantal gewerkte uren wordt gevormd door alle uren die zijn besteed door de eigen

TBI werknemers met inbegrip van de ingeleende werknemers en zelfstandigen die rechtstreeks worden aangestuurd door de TBI leidinggevenden.

Ongevallen bij opdrachtnemers en leveranciers

Om inzicht te krijgen in de ongevallenfrequentie bij medewerkers van risicovolle opdrachtnemers en leveranciers is het van belang, ook hiervan de gegevens op te vragen. Dit geldt ook voor het door of in opdracht van een opdrachtnemer of leverancier uitgevoerd ongevalsonderzoek.

Hieronder volgen nog enkele gangbare begrippen met een nadere toelichting:

• Aantal ernstige ongevallen TBI-medewerkers en inleners

Het aantal ernstige ongevallen van TBI werknemers in werkplaatsen en op projecten, met inbegrip van de ingeleende werknemers en zelfstandigen die rechtstreeks worden aangestuurd door de TBI leidinggevenden, gemeten in een opbouwende of een voortschrijdende periode van een jaar.

• Aantal ernstige ongevallen opdrachtnemers en leveranciers

Het aantal ernstige ongevallen van medewerkers van opdrachtnemers en leveranciers in werkplaatsen en op projecten per TBI Onderneming, met inbegrip van de ingeleende werknemers en zelfstandigen die rechtstreeks worden aangestuurd door de opdrachtnemer, gemeten in een opbouwende of een voortschrijdende periode van een jaar.

• Verzuimpercentage door ongevallen van TBI-medewerkers

Het aantal verzuimuren, gebaseerd op het aantal werkuren, veroorzaakt door een ongeval van TBI medewerkers gemeten in een opbouwende of een voortschrijdende periode van een jaar.

4.3.4 Beheersing van registraties

De TBI Ondernemingen dienen een procedure voor arbo-registraties op te nemen in hun arbo-managementsysteem. Deze registraties moeten volledig worden ingevuld en eenvoudig leesbaar en bereikbaar zijn voor de betrokken medewerkers. Een onderdeel van de procedure is het onderbrengen van de verantwoordelijkheid voor het vaststellen en bijhouden ervan.

Voor de verschillende registraties geldt een wettelijke bewaartermijn, die in het arbo-management systeem moeten worden vastgelegd. Voorbeelden zijn:

• inspectierapporten
• ongevallen en incidenten,
• follow-up van ongevalsonderzoeken
• medische keuringen
• gezondheidskundige onderzoeksrapporten
• oefeningen noodsituaties
• risico identificaties, -beoordelingen en -beheersing
• directiebeoordeling
• veiligheidsopleidingen
• registratie VCA paspoorten
• veiligheidspassen
• asbestregistraties
• vaccinatieregistraties

De arbo-registraties behoren op een veilige plaats te worden bewaard, gemakkelijk terugvindbaar te zijn en tegen verval te worden beschermd.

4.3.5 Interne audit

De TBI-Ondernemingen moeten een auditprogramma en een auditprocedure vaststellen voor het periodiek uitvoeren van interne arbo-audits om vast te stellen dat:

• voldaan wordt aan de arbo-eisen die voorkomen uit wettelijke eisen, eigen eisen of specifieke eisen van de klant
• de implementatie van het arbo-managentsysteem goed is uitgevoerd
• aandacht is gegeven aan de veiligheidscultuur en het veiligheidsgedrag
• de organisatie effectief is in het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen

Het doel is om de effectiviteit ervan te meten en de resultaten in te brengen in het proces van voortdurend verbeteren. Het is daarbij noodzakelijk dat er:

• volledig commitment wordt gegeven door het hoogst leidinggevende niveau
• jaarlijks een auditplanning wordt opgesteld en uitgevoerd
• de audits door vakbekwame, goed opgeleide auditoren worden uitgevoerd
• een relatie is met de resultaten van risicobeoordelingen
• voldoende diepgang wordt gegeven bij de uitvoering van de audits
• gebruik wordt gemaakt van resultaten uit eerdere audits
• helder wordt gerapporteerd en geregistreerd
• het gebruikt wordt als input voor corrigerende maatregelen

Auditeren is een toetsing op een norm of richtlijn en daarmee een waardevol instrument om te gebruiken als sturingsmiddel bij het verhogen van het veiligheidsniveau.

Voor de controle op het implementeren en volgen van de TBI-veiligheidsrichtlijn is een

TBI-auditsysteem opgesteld. Deze check op de TBI-veiligheidsrichtlijn is een audit die goed past in het interne auditprogramma, maar niet geheel in plaats komt van de interne audits van de eigen organisatie.

4.4 Preventie en correctie

4.4.1 Corrigerende en Preventieve maatregelen

In het Arbo managementsysteem moet een procedure zijn opgenomen, waarin geregeld wordt, hoe om te gaan met feitelijke en mogelijke afwijkingen en voor het nemen van correctieve en preventieve maatregelen. Voorbeelden van afwijkingen die leiden tot corrigerende maatregelen zijn afwijkingen of tekortkomingen afkomstig van incidenten, inspecties, audits, trendanalyses, rapportages en meldingen vanuit het werkveld. Bij de preventieve maatregelen gaat het vaak om maatregelen die voortvloeien uit de risicoanalyse.

Om te komen tot afdoende maatregelen is het van belang vast te stellen wat de oorzaak is van de geconstateerde afwijkingen. Bij het invoeren van een maatregel is het goed om uit te gaan van het principe dit SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) te formuleren.

De corrigerende of preventieve maatregelen die genomen worden om de oorzaken van daadwerkelijke of mogelijke afwijkingen weg te nemen, moeten in verhouding staan tot de aard en omvang van de arbeidsrisico's waarmee een organisatie wordt geconfronteerd. De resultaten moeten worden geregistreerd en waar nodig vindt hierop een aanpassing plaats van het arbo-managementsysteem. De medewerkers worden betrokken bij de vaststelling en implementatie van deze aanpassingen, om herhaling in de toekomst te voorkomen.

4.4.2 Resultaten onderzoek van incidenten en afwijkingen

De resultaten uit onderzoeken van incidenten en afwijkingen dienen goed communiceerbaar te zijn opgesteld. Het is aan te bevelen om bij het inbrengen van verbeteringen, dit in aantal en omvang beperkt te houden. Het verhoogt de kans tot het daadwerkelijk doorvoeren van duurzame verbeteringen. De communicatie over de onderzoeksresultaten binnen de TBI Ondernemingen vindt plaats via specifieke berichtgeving en via het inbrengen in de bestaande overlegstructuur. Voorbeelden zijn "leren van kaarten" en "safety flyers" die gebruikt worden om kennis te delen over een incident. Dit geldt niet alleen voor de communicatie binnen de TBI ondernemingen, maar ook voor het delen van kennis tussen de TBI Ondernemingen onderling. De resultaten zijn mede basis voor de corrigerende en preventieve maatregelen, die op een effectieve manier in de TBI Onderneming moeten worden ingebracht.

4.4.3 Directiebeoordeling en maatregelen

Het hoogst leidinggevende niveau van de TBI Ondernemingen, moeten de werking van het arbo-managementsysteem met gepaste tussenpozen (minimaal 1x per jaar) beoordelen om ervoor te zorgen dat dit bij voortduring geschikt, passend en doeltreffend is.

Input voor de directiebeoordeling kan zijn:

• statistieken van incidenten
• status van onderzoeken naar incidenten
• resultaten uit interne- en externe audits
• rapporten van noodsituaties (daadwerkelijke en oefening)
• resultaten uit monitoring
• resultaten uit intern overleg
• relevante informatie van stakeholders
• de mate waarin arbo-doelstellingen zijn gerealiseerd
• voldoen aan veranderende wet- en regelgeving
• informatie uit programma's over veiligheidsgedrag en veiligheidsbewustzijn
• opvolging van acties uit vorige directiebeoordelingen

Output kan zijn:

• het arbo-beleid en arbo-doelstellingen
• maatregelen die betrekking hebben op verbeteren van de arbeidsprestaties
• aanpassen van de beschikbare middelen

De directiebeoordeling dient te worden geregistreerd en gearchiveerd. Vervolgens moet deze beoordeling op een duidelijke wijze in de onderneming worden gebracht door een heldere communicatie naar belanghebbenden, waarbij duidelijk is wat van een ieder op het gebied van veiligheid en gezondheid wordt verwacht.

5. Communicatie en rapportage

De onderneming moet over procedures beschikken om er voor te zorgen dat effectief over veiligheid en arbeidsomstandigheden wordt gecommuniceerd. Het betreft de communicatie richting:

• de interne organisatie, zoals het overleg tussen de verschillende niveaus en functies
• alle medewerkers die actief zijn in de werkomgeving
• derden

Het is de intentie van TBI, om haar ambitie op het gebied van veiligheid en arbeidsomstandigheden naar alle partners helder over te brengen. Belangrijk is om commitment te krijgen over de wijze van communicatie en rapportage om het draagvlak voor een goede informatie-uitwisseling verder te vergroten.

De procedures over communicatie dienen te zijn vastgelegd, bijgehouden en geïmplementeerd. De resultaten komen terug in de overeengekomen rapportagevormen.

5.1 Interne communicatie en rapportage

Voor de interne communicatie over veiligheid en arbeidsomstandigheden geldt, dat de medewerkers worden betrokken bij de ontwikkeling en beoordeling van het arbo-beleid en het vaststellen van procedures voor risicobeheersing. De relevante informatie dient goed te worden gecommuniceerd en vastgelegd. Het betreft:

• formeel overleg tussen directie en werknemers door middel van raden (OR)
• de betrokkenheid van medewerkers bij identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing
• informatie over verbeteren van veiligheid en arbeidsomstandigheden
• leren van 'ongevallen' en van 'goede voorbeelden'

Hierbij wordt gebruik gemaakt van:

• publicatie via het arbo-managementsysteem
• de overlegstructuur binnen de ondernemingen
• overlegstructuur tussen de bedrijven onderling
• instructieprogramma's
• informatiebijeenkomsten en
• publicaties zoals brochures, posters, publicatieschermen, nieuwsbrieven en films.

De rapportage bestaat veelal uit verslagen en rapportages, waarin de stand van zaken en de ontwikkeling op het gebied van veiligheid en arbeidsomstandigheden goed communiceerbaar zijn vastgelegd. Belangrijk daarin is, dat de informatie betrouwbare, op feiten gebaseerde informatie bevat, die gebruikt wordt om het kennisniveau voor de betreffende doelgroepen te verhogen.

5.2 Externe communicatie

Bij communicatie over veiligheid en arbeidsomstandigheden gaat het niet alleen over kritische zaken maar ook over het inmiddels bereikte resultaat. Naast de communicatie met de eigen werknemers is ook de communicatie met andere werknemers in de werkomgeving van groot belang. De belangrijkste groepen hierin zijn de werknemers van opdrachtnemers en leveranciers. Voor het behartigen van de veiligheid en de arbeidsomstandigheden gelden hiervoor in principe dezelfde eisen, als de eisen die gelden voor de eigen medewerkers.

Om dit te bereiken zijn er een aantal onderwerpen die in de communicatie extra aandacht vragen zoals:

• de manier waarop de eisen over veiligheid en arbeidsomstandigheden zijn afgesproken en vastgelegd in contracten
• de speerpunten uit het veiligheidsbeleid
• introductie en instructie op de werk- en bouwplaats
• het communiceren in meerdere talen
• het informatie-uitwisseling over 'ongevallen' en 'goede voorbeelden'
• uitwisselen van gegevens uit monitoring en beoordeling.

In het geval het personen betreft, die niet werkzaam zijn voor of in opdracht van een

TBI onderneming, dient ook hier sprake te zijn van communicatie over de relevante zaken aangaande de veiligheid en arbeidsomstandigheden. De belangrijkste stakeholders zijn:

• publiek
• opdrachtgever
• adviseurs
• toezichthouders
• betrokken overheden (inspectie SZW, brandweer, GG&GD, gemeente en provincie)
• vakbonden
• nevenaannemers
• toekomstige gebruikers en bewoners

Bij nevenaannemers is het van belang te weten hoe de opdrachtgever de veiligheidscoördinatie heeft ondergebracht. In veel gevallen heeft de hoofdaannemer hiervoor de opdracht gekregen.

Bij toekomstige gebruikers of bewoners kan sprake zijn onderschatting van of onbekend zijn met de veiligheidsrisco's. Met hen dienen goede afspraken te worden gemaakt.

Communicatie in een crisissituatie

Indien er sprake is van een crisissituatie gelden de uitgangspunten zoals vastgelegd in het "Crisiscommunicatieplan TBI-Holdings en TBI-Ondernemingen". In dit verband is een crisis een onverwachte gebeurtenis, die verregaande gevolgen heeft voor een bedrijf, organisatie of persoon en die vraagt om snelle beslissingen onder tijdsdruk. Hierin staan regels opgenomen voor de TBI ondernemingen hoe zij dienen te handelen in een dergelijke situatie. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij ernstige incidenten waarbij sprake is van grote schade of persoonlijk letsel. De procedures binnen de ondernemingen zijn hierop aangepast.

5.3 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's)

Om signalen uit de organisatie te kunnen halen waarop snel en effectief kan worden gereageerd, worden kritische prestatie indicatoren (KPI's) benoemd.

Een aantal belangrijke kenmerken van een KPI zijn:

• een SMART formulering (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden)
• frequent meetbaar (niet per jaar maar bv per maand of per kwartaal)
• herkenbare opzet voor medewerkers en management
• eenvoudig te interpreteren
• een link vormen naar acties die moeten worden ondernomen om doelstelling te bereiken
• duidelijk zijn wie verantwoordelijkheid draagt.

Het omgaan met KPI's heeft een sterke link naar de opbouw van het arbo-management-systeem, omdat deze beide zijn opgezet vanuit een denkwijze ontleent aan de "plan - do - check - act" cyclus. Voor een KPI geldt:

• stel de doelen vast en bepaal de normen en targets (plan)
• implementeer het in de lopende processen (do)
• gebruik de resultaten om te toetsen aan de doelstellingen (check)
• neem maatregelen om te komen tot een continue verbetering en stel ze bij (act)

Om het overzicht te houden is het van belang, het aantal KPI's niet te groot te maken.

Bij de KPI's binnen TBI wordt onderscheid gemaakt tussen generieke KPI's die gelden voor alle TBI ondernemingen en specifieke KPI's die van toepassing zijn binnen de TBI onderneming. De generieke worden opgenomen in het TBI duurzaamheidsverslag.

Enkele voorbeelden:

Generiek

• ongevallenfrequentie index (IF)
• aantal ernstige incidenten
• verzuimdagen ten gevolge van ongevallen

Specifiek

• aantal meldingen van incidenten uitgesplitst per soort
• aantal meldingen van bijna ongevallen
• meetbare scores uit inspecties
• meetbare scores uit audits

6. Toetsing op de invulling van de TBI-veiligheidsrichtlijn

6.1 Auditsysteem

Voor het toetsen of voldaan wordt aan de uitgangspunten van de TBI-veiligheidsrichtlijn wordt gebruik gemaakt van een bedrijfseigen auditssysteem. Dit systeem is ontwikkeld vanuit de basisgedachte van "hearts en minds" , waarin met name wordt ingezoomd op de veiligheidscultuur en het veiligheidsgedrag binnen de organisatie. Het gaat er bij deze toetsing om, hoe op alle niveaus binnen TBI wordt omgegaan met arbeidsomstandigheden, vastgelegd in arbo-managementsystemen, dat op zijn beurt is getoetst aan de uitgangspunten die zijn vastgelegd in de TBI-veiligheidsrichtlijn. Het resultaat van deze toetsing wordt gerapporteerd op een cultuurladder, waarbij duidelijk wordt hoe de TBI-onderneming heeft gepresteerd, waar de verbetermogelijkheden liggen of waar kennis kan worden gedeeld. Door het inschakelen van interne auditoren wordt extra informatie verzameld voor kruisbestuiving tussen de TBI-ondernemingen onderling.

6.2 Communicatie auditresultaten

De resultaten van de toetsing op de TBI-veiligheidsrichtlijn zijn op de eerste plaats bedoeld voor het management van de TBI-ondernemingen. Zij dienen een helder beeld te krijgen van de geleverde arbo-prestaties en hoe zij dit verder kunnen inzetten om te komen tot aanscherping van hun veiligheidsbeleid. Binnen TBI Holdings worden de hoofdlijnen uit deze audits vastgelegd in de TBI-duurzaamheidsrapportage, waar veiligheid en arbeidsomstandigheden een belangrijk deel van uitmaken.

De communicatie vindt verder plaats via de interne overlegstructuur binnen de ondernemingen, tussen de TBI-ondernemingen en met TBI Holdings om:

• het kennisniveau te verhogen,
• leiderschap te tonen,
• de organisatie aan te passen en
• ambities bij te stellen.